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PROPUESTA DE REFORMA PARA LA LIMITACION DEL NUMERO DE DOCUMENTOS QUE UN NOTARIO PUEDE AUTORIZAR, ELABORADA POR EL CONSEJO RECTOR DE LA ASOCIACION JOAQUIN COSTA

PREAMBULO

La función notarial es uno de los pilares de la seguridad jurídica preventiva. Esta necesita para su realización el máximo rigor.

El ejercicio riguroso de la función notarial, cuyo eje es la fe pública, la cual es indelegable, exige estudio previo de la legalidad aplicable al acto que se autorice, examen de capacidad de los comparecientes, de su legitimación, así como la lectura y explicación de los términos técnicos empleados que garantice a los otorgantes el conocimiento preciso del contenido del documento, y por lo tanto la libertad para decidir.

La experiencia demuestra que el cumplimiento de tales exigencias es imposible físicamente cuando se sobrepasa un determinado número de documentos. Por lo que la posibilidad de autorización ilimitada lleva inexorablemente a la pérdida del rigor y de calidad, indispensables para que el fin de la seguridad se realice.

Existe un tipo de documentos que por su propia naturaleza se autolimitan, como son, en general, los documentos sin cuantía, bien porque su autorización no es posible sin una actuación personal plena del Notario, y no admiten reducciones ni simplificaciones en la información ni en la atención personal, bien porque su escasa retribución en relación con la dedicación requerida actúa como límite.

El examen de la realidad y los estudios llevados a cabo para la comprobación de los efectos que se derivan de un exceso de autorizaciones, conducen a la consideración de que la función notarial no se puede realizar con rigor a partir de un número que aproximadamente es de 3000 documentos protocolares de cuantía, que unidos a los documentos sin cuantía que proporcionalmente suelen acompañar a aquéllos, alcanzaría los 5000 números al año.

Por lo que se refiere a las pólizas, a pesar de su especial carácter, exigen también una dedicación y un tiempo mínimo necesario para que la intervención sea rigurosa (examen de capacidad y legitimación, explicación de las condiciones económicas básicas que garanticen a los que la firman la ausencia de errores y la coincidencia con las ofrecidas por la entidad correspondiente). Si se atiende al tiempo medio requerido para una intervención correcta, el número de pólizas que pueden intervenirse en un año no debe sobrepasar 6000.

Lógicamente, tales máximos se refieren a cada grupo de documentos aisladamente. Cuando confluyan ambos grupos, que será lo normal, se considera que los límites deberán reducirse por tramos, y atendiendo a la peculiaridad de cada grupo.

La seguridad jurídica exige, además, un especial control de la redacción última de los documentos, y, por lo tanto, la lectura y explicación por el notario del contenido de los mismos, para evitar errores y aclarar las difíciles y, a veces, poco inteligibles formas de redacción. Lo que resulta incompatible con la dispensa del actual artículo 193 del Reglamento Notarial.

Con el fin de fortalecer la seguridad jurídica, la protección al consumidor, la independencia del Notario y el buen ejercicio de la función notarial, se establece:

Artículo.......El número máximo de documentos protocolares de cuantía que un Notario debe autorizar al año, desde el uno de enero hasta el treinta y uno de diciembre, no podrá exceder de 3000, y el de pólizas de 6000.

Si concurren documentos protocolares de cuantía y pólizas, se establecen los siguientes límites: si el número de documentos protocolares de cuantía alcanzase el número de 2.500, el de pólizas no podrá rebasar el máximo de 2000. Si el número de documentos protocolares de cuantía excediere de 2000 y no alcanzase los 2500, el de pólizas no podrá exceder de 2500. Si el número de documentos protocolares de cuantía excediere de 1500 y no alcanzare 2000, el de pólizas no podrá exceder de 3100. Si el número de documentos protocolares de cuantía excediere de 1000 y no alcanzare 1500, el de pólizas no podrá exceder de 4000. Si el número de documentos protocolares de cuantía excediere de 500 y no alcanzare 1000, el de pólizas no podrá exceder de 5000. Si el número de documentos protocolares de cuantía no excediere de 500 el de pólizas no podrá exceder de 6000.

Artículo..... Los diversos actos o negocios que se incluyan en un mismo documento, salvo los que tengan una conexión necesaria (segregación previa al negocio siguiente, el negocio principal y sus garantías, etc), se computarán como números independientes a los efectos del artículo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria en que haya podido incurrir el Notario por tal conducta.

Artículo ......Los Notarios deberán enviar cada mes a su respectivo Colegio Notarial y a la Dirección General de los Registros y del Notariado comunicación especial del número de documentos protocolares de cuantía cuando exceda en ese mes de 250 y del número de pólizas cuando en ese mes exceda de 500. Además, el día que lleguen a los límites señalados en el artículo (primero) deberán comunicarlo inmediatamente a su Colegio Notarial y a la Dirección General de los Registros y del Notariado.

Artículo.....Si el número de documentos a los que se refiere el artículo (primero) autorizados en el año excediera de los máximos en el mismo señalado, deberá el Notario reintegrar al Colegio Notarial respectivo, y sin necesidad de previo requerimiento, el importe íntegro de los honorarios que tuviese derecho a percibir por los documentos que excedan del límite, y la Junta Directiva del Colegio decidirá el destino del mismo, que, en ningún caso, podrá ser el reparto entre los demás notarios.

La infracción de los límites señalados dará lugar, además, como contravención de lo dispuesto en estas normas de la que pueden derivarse perjuicios graves para los usuarios del servicio notarial, o como conducta que impida prestar las obligaciones de asistencia, asesoramiento y control de legalidad que incumben a los notarios, a la responsabilidad disciplinaria correspondiente, conforme a lo dispuesto en la ley, y a salvo lo que se dispone en el artículo siguiente.

Artículo.....Cuando el número de documentos autorizados en una población excediere del que resulte de multiplicar los máximos establecidos en los artículos anteriores por el número de Notarios de dicha población, La Junta Directiva del Colegio Notarial lo pondrá inmediatamente en conocimiento de la Dirección General de los Registros y del Notariado. Este último organismo resolverá lo procedente para preservar la mejor prestación del servicio, y, en todo caso, la creación de las Notarías necesarias si tal situación persiste durante tres años consecutivos, o antes si se prevé razonablemente que tal situación persistirá, con el fin de evitar la acumulación excesiva de documentos cuya autorización rigurosa es de imposible realización.

Artículo.....Los Notarios deberán leer y explicar el documento a los comparecientes de modo que éstos comprendan el contenido jurídico íntegro del mismo, preguntándoles al efecto y asegurándose de ello mediante la aseveración de que lo han comprendido claramente, de todo lo cual deberá el Notario dar fe. Además, los comparecientes podrán leer el documento por sí o por otro, de cuyo derecho deberá advertirles el Notario, dando fe de ello en el documento.

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