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Asunto: Cuestiones relacionadas con el cese del Notario y archivos informáticos.

Además de las cuestiones formales relacionadas con  el cese del notario, se presentan otras de considerable importancia para los usuarios del servicio notarial y para los demás Notarios que  evidencian la conveniencia de su regulación. Por ello se propone regular la “liquidación” de la Notaría, en los siguientes términos que podrían formar parte del actual art. 41 del R.N.:

“ Antes de producirse su cese,  en cualquiera de los casos previstos en el párrafo primero, el Notario comunicará a la Junta Directiva  del Colegio Notarial correspondiente a la notaría en la que cese,  las previsiones que haya adoptado en relación con la gestión de las liquidaciones pendientes y la entrega de la documentación, que en todo caso deberán quedar bajo el control de un Notario, sea o no aquel bajo cuya custodia quede el protocolo. En el caso de que no se produzca dicha comunicación, el Colegio Notarial deberá adoptar las medidas oportunas para asegurar el correcto desarrollo de dichas actuaciones de liquidación, con cargo al Notario cesante”.

Es igualmente destacable la importancia que hoy tienen los archivos informáticos, lo que hace conveniente regular determinados aspectos relacionados con ellos, especialmente los afectantes a su configuración y custodia y a la entrega al notario con quien  queda el protocolo tras el cese de otro Notario. Por ello se propone introducir en el Reglamento, tendría cabida en el actual art. 40 , el siguiente texto:

“ Así mismo, dentro del mismo plazo, el Notario podrá informar de cualquier aspecto que considere relevante acerca de  los archivos informáticos relacionados con el protocolo de la notaría de que se haya posesionado, debiendo comunicar al menos si los recibidos, aparentemente, reproducen el contenido integro de los documentos notariales que componen el protocolo de tales años.”

Por último, debe destacarse que resulta cada vez más cuestionable el límite de tres años en la utilización del despacho notarial del Notario cesante, especialmente cuando el Notario que pretende instalarse en él sea aquel bajo cuya custodia hay quedado el protocolo, dado que la práctica ha demostrado que el hecho mismo de tener un  protocolo no aporta apenas documentación y, por el contrario, la actual limitación  facilita la pretensión de algunos colaboradores del Notario de ofrecer la clientela del titular cesante. Por ello, parece conveniente equilibrar de forma más ajustada los intereses en juego, de tal manera que sin “consagrar” la sucesión de la Notaría, se eviten las disfunciones actuales.

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